外贸出口需要做哪些单证流程?

外贸出口单证流程是整个外贸工作的核心。新手通过学习单证,可以很清晰地将整个外贸环节串联起来。
做了几年外贸,我对于出口方面比较熟悉,也有一些心得体会。现在将外贸出口单证流程部分拿出来给大家分享一下,之前的业务部分,也就是客户询盘,业务部门报价,而后拿到订单,经过外贸公司的审核,通过,下订单给工厂的部分我就不多说了,那些步骤大同小异。我现在来说说货品备好后,准备出货时涉及到的外贸出口单证流程的部分。
1 确定这个合同的收汇方式
——如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人修改L/C。
——如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
——如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户,需经总经理确认批准。
2 验货,并拿到验货合格的报告。
——在交货期前一周,要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。
——如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知外贸部。
——如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
完成验货后,要拿到验货合格报告,要是不合格,就要通知工厂改进货品或重新生产等等。
3制做基本文件和单证:
在收到客户正式的订单时,应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单,出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.
4商检:
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
5租船订仓:
——如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知,通常在开船5天前可拿到进仓单。
——如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,到港时间准时,船期时间合适的船公司,并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓,程序同上。
——如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
——向运输公司定仓时,一定要传真书面出口货物托运单,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错.
6.安排拖柜:
——货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/装柜图纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司监装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份装柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 如是船公司直接安排拖车,以上工作都不用做,直接约定装柜日期即可。
——传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
——要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.
7委托报关:
在拖柜前要将报关所需资料(出口发票,装箱单,核销单,报关单等,以及客户或海关要求的证明文件)交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话地址等。
8获得运输文件:BILL OF LOADING 提单
——最迟在开船后两天内,要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
——督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
——及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
——如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.
提单是外贸出口单据流程里很重要的一环,对于船公司来说,提单是客人提取货物的唯一凭证。一定要仔细核对。核对完毕的正本提单最好是清洁提单。
9准备其他文件
——商业发票Commercial Invoice 或者NVOICE:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
——FORM A普惠制原产地证:FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
—— 一般原产地证CERTIFICATION OF ORIGINA:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
——装运通知SHIPPING ADVICE:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
——装箱单PACKING LIST:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。
以上单证,以客人要求为准,客人不要求的可以不办,客人如果要求特殊的证明材料,如有的客人要求提供受益人声明(BENEFICIARY CERTIFICATION)要及时按照要求给予办理。
10 交单:
——采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
——采用30% deposit,T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
——如果100%T/T收汇的,要求收全款货款才能做货的,要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
交单收汇的原则:如果是T/T方式,那要先收到所有货款再放单给客户,也就是先收汇,再放单;如果是L/C方式,那要在规定时间内,按照信用证要求制单,审单,并将所有信用证要求的单据交到客户指定银行进行议付。
11业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
12文件存档:
所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
按照以上的顺序,外贸出口单证流程就完成了,如果是作为助理,或想控制出口费用成本,单证员平时应注意收集海空运价,船期,航线等信息,为业务员的报价提供帮助.外贸的起步阶段做跟单,熟悉流程和产品,积累了经验就可以做业务,开发市场。